Comment importer vos employés sur Voilà! en 3 étapes faciles

Avouons-le, changer n’est pas toujours facile.

Laissez nos habitudes derrière nous et embrasser la nouveauté demande un peu de motivation et quelques ajustements. Plusieurs études démontrent d’ailleurs que l’humain est fait d’habitudes et que nous sommes programmés pour résister au changement, même lorsque celui-ci est des plus bénéfiques.

En d’autres termes, nous aimons nos zones de confort et ne voulons pas les quitter. Elles sont familières et réconfortantes.

Remplacer vos anciennes méthodes de gestion des horaires par une plateforme semi-automatisée peut donc être intimidant pour certains.

À moyen terme, vous savez que cela vous fera gagner du temps et donnera à vos employés plus de liberté dans le choix de leurs propres horaires, mais il vous reste à amener tout le monde à bord avec vous!

Afin de tirer pleinement parti de l’utilisation de Voilà!,  il est important de faire une bonne première impression sur vos employés.

Voici donc 3 étapes faciles à suivre pour assurer le succès de votre implantation de Voilà!

1. Débutez avec les employés les plus confortables avec la technologie

Bien que Voilà! soit une application conviviale et facile à utiliser, le passage des horaires papier à une plateforme numérique requiert un peu d’apprentissage.

En équipe avec vos gestionnaires, identifiez et formez les employés les plus technos, quelques jours avant d’annoncer l’implantation de Voilà! à l’ensemble de l’entreprise.

Comme ils connaitront déjà l’application, ces champions pourront par la suite vous supporter en appuyant leurs collègues au moment de l’implantation générale de Voilà!

S’ils ont des questions, ils peuvent bien sûr également contacter l’équipe de support de Voilà! à tout moment!

2. Identifiez le meilleur canal pour communiquer la nouvelle

Une fois vos champions formés, il est temps de passer au reste de l’équipe.

Bien qu’un mémo placé dans le salon des employés attirera l’attention, il est préférable de regrouper les employés pour leur annoncer la nouvelle. Assurez-vous aussi que vos champions fassent partie du groupe afin qu’ils puissent motiver leurs collègues à adopter le changement.

Pendant la rencontre, vous pourrez expliquer aux employés que vous allez passer à Voilà! pour la gestion de vos horaires et leur en présenter les bénéfices.

Ensuite, vous pourrez leur envoyer un rappel de vos instructions par courriel en utilisant ce modèle de message pratique que vous pourrez personnaliser.

Une fois cela fait, vous pourrez lancer le courriel d’invitation à rejoindre et télécharger Voilà! à l’ensemble des employés via la plateforme.

Bien qu’il n’y ait pas de méthode universelle d’implantation, il est toujours préférable de prendre le temps de communiquer le tout adéquatement à vos employés.

Vous pouvez commencer par inviter les employés d’un premier département pour ensuite étendre le processus à l’ensemble de l’entreprise et en retirer le plein bénéfice.

Pour une présentation plus visuelle, n’hésitez pas à consulter notre vidéo tutorielle d’ajout des employés.

3. Épargnez la paperasse à vos gestionnaires en important l’ensemble des dossier d’employés

Au lieu de laisser le travail administratif aux gestionnaires, il est préférable tout mettre en place à l’avance.

Vous pouvez créer ou importer les profils de vos employés via un formulaire simplifié dans Voilà! en suivant ces instructions ou envoyer votre liste d’employés à votre gestionnaire de compte Voilà! qui se chargera de l’importer pour vous. Pour ce faire, il vous suffit d’utiliser ce format.

Pour accueillir les employés dans Voilà!, prenez le temps de créer votre premier horaire au préalable. Il sera visuellement plus facile pour eux de s’y retrouver qu’en faisant face à un calendrier vierge.

Lorsque tout est en place, cliquez simplement sur inviter les employés pour leur envoyer un courriel leur permettant de créer leur compte Voilà!

Vous pourrez les supporter dans la création de leur compte en suivant ces étapes.

Et Voilà!, juste comme cela, tout le monde est à bord!